En estos tiempos, que corren, es fácil escuchar en cada esquina eso de “necesito más tiempo, no tengo tiempo para nada, necesito un día de 48h…” Sin embargo, el tiempo ni se crea ni se destruye, el tiempo sólo se utiliza. El tiempo del que disponemos es finito, limitado, no podemos estirarlo, disponemos ni más, ni menos, que de 24h cada día de nuestra vida.
No puedo elegir el tiempo del que dispongo, pero sí puedo elegir en qué empleo cada minuto del que dispongo, puedo aprender a hacer una buena gestión del tiempo.
En la carrera diaria por hacer cada vez más cosas, en la carrera de la productividad, se nos llena la agenda de tareas para las que objetivamente no hay tiempo suficiente, a pesar de ello nos empeñamos y tratamos de solapar varias tareas a la vez, el llamado “multitasking”, otra opción es hacerlas en menos tiempo del necesario y por tanto, hacerlas con un nivel de calidad menor del esperado para hacer más, en menos tiempo.
Cualquiera de las dos opciones anteriores nos estresa, nos enfada, nos frustra y nos agota. Esto sucede, por un lado, debido al esfuerzo físico y cognitivo que requieren y por otro, porque la calidad de la tarea suele ser inferior a la esperada por nosotros y por terceros.
Aprender a gestionar el tiempo implica aprender a tomar decisiones respecto a qué, cómo y cuándo realizar cada una de las tareas a lo largo de las 24h de cada día. Para decidir qué tareas realizar, en qué orden y momento del día debo hacerlas, lo primero que necesito conocer es el para qué y el por qué se necesita realizar esa tarea, información que nos proporcionará idea de la importancia y urgencia de esta, una vez determinada su importancia y urgencia, se analizará el tiempo necesario para su realización. El número de minutos o de horas que necesito para iniciar y terminar cada tarea.
Hoy te proponemos 10 pasos para gestionar eficientemente el tiempo:
1.Conocer todas las tareas pendientes (numéralas, conoce cuantas son).
2.Por qué tengo que hacer cada una de ellas (justificación de la tarea).
3.Para qué tengo que hacer cada una de ellas (objetivo de la tarea).
4.Conocido el por qué y el para qué, asigna un número del 1 al 10 según su importancia.
5.Conocido el por qué y el para qué, asigna una fecha límite de realización de la tarea.
6.¿Cuánto tardarás en terminarla? ¿1 minuto, 4 minutos, 98 minutos, 1.500 minutos?
7.¿Alguna tarea hay que tenerla en un plazo de tiempo que si no comienzas hoy no dará tiempo y es importante? Esas, HAZLAS YA.
8.¿Alguna tarea importante hay que tenerla en un plazo de tiempo lejano, aunque llevará muchos minutos realizarla? PLANIFÍCALA a lo largo del tiempo.
9.¿Tienes alguna tarea urgente y no es importante? APLÁZALA o DELÉGALA.
10.¿Tienes alguna tarea no urgente y no importante? DÉJALA (Al menos hasta que tengas tiempo, puede que nunca llegue el momento, tal vez no la vayas a realizar, asúmelo).
Y ¿Qué pasa cuando tengo varias tareas que tengo que “HACER YA”? ¿Cómo las organizo? Para esto aplica los siguientes 4 pasos:
1.Organiza las tareas según urgencia y dificultad. Puntúa de “1” a “3” la urgencia y de “1” a “3” la dificultad de ejecución (“1” será la puntuación máxima y “3” la puntuación mínima).
2.Comienza por todas las tareas de urgencia “1” y dificultad “2”, continua con las de dificultad “1” (las más difíciles) y continua con las de dificultad mínima “3”.
3.Continua con las tareas de urgencia “2” con el mismo orden que el anterior (2, 1, 3).
4.Finaliza con las tareas de urgencia “3” con idéntico orden que los anteriores (2, 1, 3).
Iniciar por los niveles intermedios de dificultad te permite “arrancar” y no “quemar” tus energías rápidamente, la consecución de un objetivo actuará como elemento motivador que te recargará de energía para acometer la consecución de los siguientes objetivos , cuando llegues a las de dificultad “1”, estarás cargado de motivación y aún con energía suficiente como para hacer lo “difícil”, finalmente aborda las de dificultad “3” aunque estés más cansado, como la exigencia será menor, la satisfacción será mayor.
Recuerda que la gestión del tiempo no afecta sólo a las tareas laborales, la vida familiar y personal está repleta de compromisos y tareas ineludibles, no olvides que cada día solo tiene 24h, de las que 8h son para descansar, 4h son para el cuidado personal, incluido el tiempo de ejercicio, aseo y alimentación y ya solo quedan 4h para el desplazamiento, el ocio y el recreo. Todas son imprescindibles, sin equilibrio no hay bienestar y sin bienestar el cumplimento de las tareas laborales resultará mucho más difícil.
Para alcanzar los objetivos de gestión propuestos, será imprescindible trabajar con eficiencia, logrando el efecto deseado, de la manera más rápida y con el menor coste de tiempo y esfuerzo posible. Para ello, mira tu planificación, organiza todos los elementos que vayas a necesitar para realizar la tarea, mira el reloj y procura cumplir con el tiempo que habías determinado que duraría la tarea.
Antes de iniciar relájate, coge aire, enfoca, concéntrate y usa los 5 sentidos en lo que estás haciendo. Una vez logrado, tacha o marca como realizada la tarea, la visualización del objetivo conseguido, te dará un aporte extra de motivación y energía para abordar la siguiente. ¿No has cumplido con el tiempo estimado? Analiza el por qué, ¿no era suficiente tiempo? ¿has tenido interrupciones? La próxima vez que programes una tarea similar asigna el tiempo de forma más realista o evita esas interrupciones dando instrucciones, apagando móvil, correo o tomando las medidas necesarias para alcanzar la atención plena en lo que has decidido realizar.
Aprender a gestionar el tiempo requiere una gran inversión de tiempo, una vez que aprendas, tendrás retorno asegurado, recuperarás con creces el tiempo invertido. Prueba, ensaya, equivócate y aprende. Poco a poco percibirás la sensación de bienestar que produce ser dueño de tu tiempo.
Autora:
Valle Molinero Balseiro
Licenciada en psicologia industrial y experta en programas en gestión del estrés y la ansiedad
Número de colegiado: M- 33177
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